E-Rechnungspflicht
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsangaben in einem strukturierten elektronischen Format, das Software automatisch verarbeiten kann. Angaben zum Lieferanten, Beträge und Zahlungsreferenzen lassen sich dadurch direkt in Buchhaltungssysteme übernehmen. Eine eingescannte Rechnung oder eine gewöhnliche PDF-Datei allein liefert diese strukturierten Daten nicht.
Unternehmen verbinden mit E-Rechnungen die Rechnungsstellung, Buchführung und Zahlungsabwicklung mit weniger manueller Dateneingabe. Finanzabteilungen müssen die Rechnung weiterhin prüfen, dem zugrunde liegenden Geschäft zuordnen und ordnungsgemäß aufbewahren. Die deutschen Rechnungsvorschriften bestimmen die Pflichten sowie zulässige Formate und Ausnahmen.
Die Pflicht und ihre Fristen
Die Pflicht stammt aus dem Wachstumschancengesetz, dem der Bundesrat am 22. März 2024 zustimmte. Nach den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums sind Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen, mit Übergangsregeln. Jedes Unternehmen muss sie empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle anderen ab dem 1. Januar 2028, wie der ClearTax-Leitfaden und der Leitfaden von VAT IT zeigen (beide auf Englisch).
Rechnungen an Verbraucher und grenzüberschreitende Rechnungen fallen nicht unter die Pflicht, ebenso Rechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Formate und Übermittlung
Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 folgen. Das Ministerium nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Auch Peppol BIS Billing 3.0 erfüllt die Norm. Für Rechnungen zwischen Unternehmen gibt es keine zentrale Plattform und keine Freigabe vor dem Versand: Die Parteien wählen den Weg, etwa E-Mail, das Peppol-Netzwerk, EDI oder ein Portal. Die Leitweg-ID gilt nur für Rechnungen an die öffentliche Hand.
Was eine E-Rechnung für die Zahlung mitbringt
Das Datenmodell der EN 16931 hat eine Gruppe für Zahlungsanweisungen (auf Englisch), die die deutschen Regeln vorschreiben. Die Datengruppe enthält die Zahlungsart, das Konto des Empfängers, meist eine IBAN, und optional eine Referenz des Verkäufers, die Zahlung und Rechnung verbindet. Die Kreditorenbuchhaltung kann daraus die SEPA-Zahlungsdatei bauen, und der Verkäufer ordnet die Überweisung über die Referenz zu.
Auch eine maschinenlesbare IBAN kann gefälscht sein. Eine Rechnung mit geänderter Bankverbindung ist ein häufiger Angriff auf Finanzabteilungen, und die Empfängerüberprüfung prüft den Namen hinter der IBAN, bevor eine Euro-Überweisung abgeht. Für Rechnungen mit Fälligkeitstag schickt SEPA Request-to-Pay eine Zahlungsaufforderung samt Referenz.
ViDA und Rechnungen über EU-Grenzen
Das EU-Paket VAT in the Digital Age, das der Rat am 11. März 2025 annahm, macht E-Rechnungen und Meldungen nahezu in Echtzeit für Geschäfte zwischen Unternehmen verschiedener Mitgliedstaaten ab dem 1. Juli 2030 verpflichtend, so die EU-Kommission (auf Englisch). Deutsche Unternehmen brauchen dann auch für EU-Kunden E-Rechnungen, und die Daten gehen an die Steuerbehörden.
Kommende Payments- und Treasury-Events
Finance Loop und die E-Rechnung
Finance Loop ist der Treffpunkt für die Zahlungsseite der E-Rechnung: Banken und Treasury-Teams, die aus Rechnungsdaten Zahlungen machen. Finance Loop verbindet die Finance-, IT- und KI-Communities in Deutschland, Österreich und der Schweiz, mit Events in Frankfurt, München, Berlin und Hamburg.
Finance Loop unterstützt Wenn Banken „Nein“ sagen, ein halbtägiges Zahlungsverkehrs-Seminar in Frankfurt für Compliance, Treasury, Finanzen, Export und Recht zu blockierten Zahlungen, De-Risking und Sanktionen. Finance Loop ist außerdem Medienpartner von Capital & Code, einer Frankfurter Konferenz, zu deren Publikum Treasurer gehören, die Liquidität und Risiken steuern.
Zahlungsverkehr & digitales Geld
Risiko & Compliance
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei, etwa eine XRechnung oder der XML-Teil einer ZUGFeRD-Datei.
Welche Formate sind in Deutschland zulässig?
Deutschland lässt Formate nach EN 16931 zu, praktisch XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL sowie Peppol BIS Billing 3.0. Andere EDI-Formate sind erlaubt, wenn sich die Daten normgerecht auslesen lassen.
Nutzt Deutschland Peppol?
Peppol ist ein zulässiger Weg für Rechnungen zwischen Unternehmen, aber keine Pflicht. Die Bundesverwaltung empfängt E-Rechnungen auch über Peppol.
E-Rechnung und Finance Loop
Finance Loop behandelt die E-Rechnung von der Zahlungsseite im Track Zahlungsverkehr & digitales Geld, neben Request-to-Pay und der Empfängerüberprüfung. Finance Loop unterstützt das Seminar Wenn Banken „Nein“ sagen für Treasury, Finanzen und Compliance. Termine stehen auf der Event-Seite.
Finance Loop ist ein Experten-Netzwerk, das die institutionelle Nutzung neuer Technologien im Finanzwesen fördert, wie KI, digitale Zahlungen sowie Cloud- und Blockchain-Lösungen. Finance Loop hilft seinen Mitgliedern, Fähigkeiten und persönliche Netzwerke in diesen Bereichen aufzubauen: Investment & digitale Vermögenswerte, Zahlungsverkehr & digitales Geld, Digitale Infrastruktur & Souveränität und Risiko & Compliance.