IT-Support für kleine Anwaltskanzleien
IT-Unterstützung für kleine Anwaltskanzleien umfasst die vereinbarten Systeme zur Mandatsbearbeitung und zum Informationsaustausch. Eine brauchbare Betreuungsvereinbarung legt fest, wer auf diese Systeme zugreifen darf und wie die Arbeit weitergeht, wenn eine Anwendung während des Arbeitstages ausfällt.
Kleine Kanzleien benötigen häufig sowohl den Softwarehersteller als auch einen externen technischen Dienstleister. Halten Sie vor einer Änderung fest, wer die Anwendung und wer deren technische Umgebung betreut, damit ein fehlgeschlagenes Update den zuständigen Ansprechpartner für die betroffene Komponente erreicht.
Den Betreuungsumfang festlegen
Beginnen Sie mit den Anwendungen für laufende Mandate und den Personen, die technische Änderungen freigeben. Erfassen Sie die Anwendungsverantwortlichen und den Supportkanal jedes Herstellers, einschließlich der benötigten Angaben für eine Störungsmeldung.
Ein technischer Auftrag kann ausgewählte Hosting-Systeme oder eine Anwendungsanbindung umfassen. Lassen Sie vor Vergabe administrativer Zugänge festhalten, welche Umgebungen das Angebot abdeckt und welche Aufgaben vorab gesondert vereinbart werden müssen.
Mandantenzugriffe während der Wartung schützen
Verwenden Sie benannte technische Konten mit Rechten für die vereinbarte Aufgabe. Dokumentieren Sie die Freigabe einer Sitzung, den erlaubten Einblick in vertrauliche Informationen und den Zeitpunkt für die Entfernung des vorübergehenden Kontos nach Abschluss.
Prüfen Sie Zugriffe anhand erfundener Mandate vor Änderungen an der Produktivumgebung. Ein geeigneter Abnahmefall prüft, ob ein Mitarbeiter eine zugewiesene Datei öffnen kann, während ein anderes Konto keinen Zugriff auf dasselbe Dokument erhält.
beA-Fragen von Umgebungsfehlern trennen
In Deutschland ist beA das elektronische Postfach für den elektronischen Rechtsverkehr von Rechtsanwälten. Die Bundesrechtsanwaltskammer erläutert die Zugangseinrichtung und verweist bei technischen Postfachfragen auf den beA-Support.
Beschreiben Sie den beobachteten Fehler, bevor Sie den untersuchenden Dienstleister bestimmen. Halten Sie fest, ob die Anmeldung, das Öffnen eines Dokuments oder die umgebende Anwendungsanbindung betroffen ist, und vereinbaren Sie den Kontakt zum zuständigen Hersteller.
Wiederherstellung vor der Abnahme vorführen
Wählen Sie eine freigegebene Testdatei und vereinbaren Sie den Ort der Wiederherstellungsprobe. Prüfen Sie die Dateiansicht mit den erwarteten Berechtigungen und ob der zuständige Mitarbeiter die dokumentierten Wiederherstellungsschritte finden kann.
Die Übergabe benennt den Empfänger von Meldungen und den Eskalationsweg für ungelöste Störungen. Vereinbaren Sie Betreuungszeiten und Reaktionsregeln schriftlich, einschließlich der Zuständigkeit für Updates nach dem ersten technischen Auftrag.
Ein definierter Auftrag mit Gateflow
Gateflow bietet abgegrenzten Infrastruktur-Support für vereinbarte Systeme und dokumentiert Änderungen sowie Anbieterübergaben. Eine kleine Anwaltskanzlei kann Gateflow eine definierte Hosting- oder Anwendungsaufgabe prüfen lassen, während fachliche Fragen zur Kanzleisoftware beim zuständigen Hersteller bleiben.
Standort Frankfurt und DACH-Leistungen
Gateflow sitzt in Frankfurt und konzentriert sich vor allem auf Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Remote-Arbeit, Vor-Ort-Termine, Reisen und Verfügbarkeit werden je Projekt vereinbart, bevor Termine bestätigt werden. Eine Projektbeschreibung benennt die verfügbaren Systemzugänge und die Personen, die Arbeiten am Kundenstandort freigeben.
Technische Fachentscheidungen und Finance Loop
Finance Loop veröffentlicht unabhängige Orientierung für Fachleute mit Technologieentscheidungen in europäischen Geschäftsnetzwerken. Gateflow ist der Dienstleister für die hier beschriebenen technischen Aufträge und vereinbart die Umsetzung direkt mit der beauftragenden Organisation. Finance Loop verbindet Fachleute in diesen Themenfeldern: Investment & digitale Vermögenswerte, Zahlungsverkehr & digitales Geld, Digitale Infrastruktur & Souveränität und Risiko & Compliance.